Écrire et planifier un mail

par | 8 octobre 2020 | Bonnes pratiques, Conseils, Rubreek

Écrire et planifier un mail

par Florence Durif | Conseils

Nous avons tous eu un jour la main trop leste et envoyé des messages que nous avons regrettés ensuite pour le fond ou pour la forme. Voici quelques bonnes pratiques et astuces pour éviter ces désagréments. 

J’ÉCRIS UN MAIL

Nous recevons tous beaucoup de mails par jour (dont beaucoup de spams). Il est important donc d’adopter déjà quelques bons réflexes pour être certain que notre mail soit bien lu !

  • Les destinataires sont choisis avec soin : ils sont vraiment concernés par le sujet du message (information, demande…) et leurs adresses sont bien écrites (sinon le mail vous reviendra avec un message d’erreur).
  • L’objet de votre mail est clair et précis : il est ainsi compris dès son arrivée dans la boîte de réception et le message est ouvert rapidement. On comprend vite que c’est important.
    Le vif du sujet est abordé dès le premier paragraphe afin de retenir l’attention de votre lecteur.

JE STRUCTURE MON MAIL POUR UNE LECTURE RAPIDE

Souvent, seuls les 50 premiers caractères du corps du message apparaissent à l’écran dans la boîte mail.
Le message doit ensuite tenir sur un écran et est plutôt court car le mail n’est pas une lettre mais plutôt une missive.

 

JE SOIGNE LA FORME POUR UNE LECTURE EFFICACE

Une missive, certes,  mais pas un télégramme ! Les phrases sont entières. sans trop d’abréviations car votre correspondant ne le comprendra pas forcément. Il faut faire attention à la police de caractères car elle doit être facilement lisible. Nous vous conseillons une typo classique (Arial, Times New Roman…), format 12.

communiqué de presseATTENTION ! Les mots en lettres capitales sont à écarter car ils donnent un ton agressif à votre message, comme si vous criiez, cela pourrait être mal pris. Écrire en rouge est aussi une faute de goût grave pour vos amis asiatiques car la couleur rouge porte malheur dans leur culture.

Les formules de politesse sont succinctes et conviviales dans un mail : elles se limitent à un « Bonjour » ou « Bonsoir » pour commencer et à « Cordialement » en fin de message.

Votre signature doit être très complète : nom, n° de téléphone fixe/portable (pas besoin de mettre votre mail… il apparait automatiquement dans l’en tête !)

RELIRE, RELIRE, RELIRE POUR ÉVITER LES COQUILLES

Pour notre image et notre fierté, il est important d’envoyer un message sans erreurs, sans coquilles et sans trop de fautes.
Rappelez-vous que vous pouvez retrouver toutes les ressources internet pour mieux écrire ou pour vérifier un mot dans l’article Aide à l’écriture et aux mots croisés/fléchés

 

J’ENVOIE OU JE PLANIFIE

Il est en effet possible de planifier l’envoi de son mail. Par exemple, c’est l’anniversaire de votre cousine Irène demain et vous savez que vous n’aurez pas accès à votre ordinateur… Vous préparez aujourd’hui votre mail, vous planifiez sa date et son heure d’envoi, et votre cousine recevra à temps vos bons vœux !

Il vaut mieux aussi faire partir des mails le lundi pour tout ce qui concerne l’administration.

Attention : cette fonctionnalité n’existe pas sur Mac.

Sur Outlook

  1. Ouvrez Outlook sur votre bureau et cliquez sur Nouveau courrier.
  2. Rédigez votre message, ajoutez un destinataire et un objet de mail.
  3. Une fois votre message composé, vous pouvez cliquez sur la petite flèche se situant dans la section Indicateurs (voir image ci-dessus).

 

Sur Gmail

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail .
  2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau message.
  3. Rédigez votre message.
  4. En bas à gauche, à côté de l’option “Envoyer”, cliquez sur la flèche du menu déroulant .
  5. Cliquez sur Programmer l’envoi.

Remarque : Vous pouvez programmer jusqu’à 100 e-mails.

J’ACCUSE RÉCEPTION ET J’AI LA CONFIRMATION DE LECTURE D’UN MAIL

Certaines messageries vous offrent cette possibilité comme sur Outlook et sur Thunderbird. Ainsi, si vous voulez être certain que votre mail a bien été reçu, il suffit de rajouter un accusé de réception/confirmation de lecture.

Attention cependant,  votre destinataire peut refuser d’envoyer une confirmation de lecture. De plus, il se peut que le programme de messagerie électronique du destinataire ne prenne pas en charge la fonction d’envoi de confirmations de lecture.

Sur Outlook

  1. Dans le message ouvert, cliquez sur Options.
  2. Dans le groupe Suivi, cochez la case Demander un accusé de réception ou Demander un accusé de lecture

Sur Thunderbird

  1. Dans le message ouvert, en haut cliquez sur Options  puis Demander un accusé de réception.
  2. Envoyez votre message.

 

 

 

 

Granny Geek® vous conseille

  • Attention lorsque vous envoyez un mail avec des photos, il est indispensable de s’assurer qu’il n’est pas trop lourd. Certains serveurs mail limitent la taille du transfert à 2Mo.
  • Relire à haute voix son mail évite les oublis de mots ou les contre sens que l’on peut rater en relisant.
  • Faites attention aux mails que vous recevez avant de les ouvrir : l’objet curieux ou l’expéditeur à l’adresse étrange doivent vous alerter. (cf article sur le phishing ICI). En cas de doute, contactez-nous !

4 Commentaires

  1. LAYAT

    Je suis dans le même cas que Agnès Jeandel…je ne connaissais pas la possibilité de programmer l’envoi de courriel depuis Gmail.
    J’ai la “septantaine”…mais il n’est jamais trop tard pour apprendre…
    MERCI ! J’apprécie de recevoir vos newsletter 3 fois par semaine.

    Réponse
  2. Agnès Jeandel

    J’ adore le ” sans trop de fautes”.
    Et merci, j’ignorais pouvoir anticiper l’envoi depuis mon Gmail.
    On apprends toujours qqchose avec vous.
    Bonne journée.

    Réponse

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